檔案文件在整理過程中要注意維護和保持原有的基礎

檔案文件是在特定的歷史、條件、環境、事件背景下形成的，在整理過程中一定要維護和保持，以便未來再現這種歷史聯系。檔案的整理應該充分利用原有的基礎，充分重視和利用先前整理的基礎，不要輕易的打亂、重整。

例如業務部門或者文書人員整理的順序、整理的方法，如果僅因為個人感覺已經落伍，就把它重新打亂、重新按照自已的要求來做，像這種觀念是不可取的，我們提倡應該充分的重視和利用之前已經整理好的那種已有的這個基礎。

檔案整理實際工作中需要注意的地方

在實際工作中，對于零散的檔案資料或數量較少的某一產品、某一項目或某一型號的檔案資料，采用文件級檔案整理，能夠使類目數量龐大的問題有效避免，提高整理和管理工作效率;案卷級檔案整理方法適用于部分數量較多的某一產品、某一項目或某一型號的檔案資料,可以在沿用同類檔案整理方法的同時，使檔案信息的整體性得以有效保持，有利于后期管理和利用。通過案卷級檔案整理和文件級檔案整理相配合的方法，能夠有效提升整理工作質量和效率。

檔案整理主要內容是什么

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計還有提供利用的活動，包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用。

這幾項的劃分只是相對穩定，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次的小系統。

檔案整理的分類和實用整理步驟

根據所有的檔案把不同類別的檔案區分開來；鑒別每一份文件的保管期限，相同保管期限、相同類別的檔案材料作為一個組卷單位，不同類別、不同保管期限 資料不能混裝在同一個檔案盒中。排序采用年度一保管期限一分類的方法，同一保管期限的檔案資料，同一責任者的檔案資料按檔案形成的時間先后排序，報告、請示件要同批示、批復一起組件，批復、批示在前，請示報告在后;正件在前、附件在后;正本在前，定稿在后;轉發件在前，被轉發件在后重大活動資料可裝訂成冊，作為一件。在組卷過程中，去掉 重復的檔案材料，同類文件較少的能夠立薄卷。